Article 1 – Principes généraux

La protection de votre vie privée est de la plus haute importance pour GEM SCRL. La présente déclaration de confidentialité décrit quelles mesures sont prises pour la protection de votre vie privée lors de l’utilisation des services organisés par GEM SCRL, et quels droits vous avez en tant qu’utilisateur de ces services.

Toutes les données à caractère personnel (à savoir: les données permettant de vous identifier directement ou indirectement) que vous confiez à GEM SCRL seront traitées avec le soin nécessaire. Cela implique naturellement que tous les traitements de ces données à caractère personnel se feront conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998 transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Moniteur belge du 03/02/1999).

Vous êtes invité(e) à parcourir attentivement la présente déclaration de confidentialité et à prendre connaissance de son contenu. Des adaptations futures de la présente déclaration de confidentialité ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la déclaration de confidentialité afin de rester au courant de ces adaptations. Il va de soi que toutes les nouvelles versions de la déclaration de confidentialité seront toujours conformes à la Loi précitée relative à la protection de la vie privée.

Article 2 – Champ d’application de la déclaration de confidentialité

La déclaration de confidentialité s’applique à tous les services de GEM SCRL dans le cadre de ses activités.

Au sens de la présente déclaration de confidentialité, sont considérés comme services:

  • les applications créées et maintenues par ou sur ordre de GEM SCRL et qui sont destinées à être utilisées par des particuliers ou des entreprises
  • les sites web créés et maintenus par ou sur ordre de GEM SCRL et qui sont destinés à être utilisés par des particuliers ou des entreprises
  • toute forme de communication électronique qui est utilisée pour l’échange de données entre GEM SCRL d’une part et les particuliers et entreprises d’autre part.
  • les concours, séminaires et autres actions/activités auxquelles participent GEM SCRL d’une part et les particuliers et entreprises d’autre part

Notez aussi que les applications et sites web créés et maintenus par GEM SCRL peuvent comporter des liens vers d’autres sites web d’autorités, d’instances et d’organisations sur lesquels GEM SCRL n’exerce aucun contrôle technique ou relatif au contenu. GEM SCRL ne peut dès lors offrir aucune garantie sur la politique en matière de vie privée de ces sites web. GEM SCRL n’accepte donc aucune responsabilité en cas de dommages directs ou indirects découlant de la consultation ou de l’utilisation de ces sites web externes. Nous vous conseillons de prendre connaissance de la politique en matière de vie privée de ces sites web.

Article 3 – Accès public et anonyme

GEM SCRL utilise différents niveaux de sécurisation pour les différents services qu’elle offre. Le niveau le plus faible se compose de services offerts sur base publique et anonyme.

Pour les services offerts sur base publique et anonyme (c’est-à-dire sans procédure d’enregistrement préalable ou sans transfert ultérieur de données), seul un nombre limité de données peuvent être recueillies. Il s’agit de données découlant de l’utilisation de cookies et de la journalisation.

Les cookies sont de petits fichiers d’informations qui sont enregistrés automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur quand vous visitez un site, et qui comprennent un numéro d’identification unique. Ces cookies permettent de simplifier l’accès au site ainsi que la navigation, et accroissent la vitesse et l’efficacité d’utilisation de ces derniers. Ils peuvent aussi être utilisés pour individualiser le site selon vos préférences personnelles. Les cookies permettent également d’analyser l’utilisation d’un site pour identifier et supprimer d’éventuels embarras.

La configuration de la plupart des navigateurs vous permet d’accepter ou de refuser des cookies, et de vous signaler à chaque fois quand un cookie est utilisé. Libre à vous de refuser ces cookies, bien que cela puisse nuire à la navigation optimale et à la fonctionnalité des services sur le site. Veuillez consulter la fonction d’aide de votre navigateur pour plus d’informations.

Par ailleurs, toute utilisation que vous faites des services qui sont créés par ou sur ordre de GEM SCRL peut être journalisée. Cela signifie que les données suivantes peuvent être collectées:

  • l’adresse IP qui vous a été attribuée au moment de la connexion
  • les dates et heures d’accès au service
  • les pages éventuellement consultées pendant un certain temps
  • le navigateur éventuellement utilisé
  • la plate-forme et/ou le système d’exploitation installé(e) sur votre ordinateur
  • le moteur de recherche et les mots-clés utilisés pour trouver le site du service
  • les fichiers téléchargés
  • le choix de la langue
  • le site par lequel vous êtes arrivé

Nous pouvons combiner vos données personnelles provenant de différentes sources à des fins de profilage. Pour cela, nous couplons vos données personnelles – par exemple celles de votre numéro de licence – avec d’autres données telles que vos commandes, votre historique et votre comportement de clics.

En outre, nous pouvons combiner ces données avec d’autres, en provenance de tiers. Cela nous permet de personnaliser notre offre de produits pour qu’elle corresponde à vos intérêts et à votre historique d’achats, ou encore d’effectuer un contrôle de solvabilité dans les cas où nous l’estimons nécessaire.

De cette manière, nous pouvons mieux communiquer, de manière plus ciblée, et effectuer diverses analyses.

Nous garantissons à tout moment votre vie privée et vous avez le droit de déclarer que vous ne voulez pas faire l’objet de notre profilage en nous le communiquant.

Article 4 – Transfert volontaire d’informations

Pour pouvoir utiliser certains services avec un niveau de sécurisation supérieur, vous serez invité à communiquer certaines données à caractère personnel à GEM SCRL. A cette fin, seules les données nécessaires pour pouvoir fournir un service de haute qualité seront demandées.

A l’égard de ces données, les mesures nécessaires seront prises pour garantir la protection de votre vie privée, comme il sera décrit ci-dessous.

Les services offerts avec un niveau de sécurité supérieur posent une série d’exigences typiques relatives à votre identification et votre authentification.

Selon le niveau de sécurité, on vous demandera de transmettre une série de données en vue de votre enregistrement, identification et authentification.

Cela nous permet de vous identifier correctement lors de l’utilisation des services.

Pour ce faire, vous pourrez éventuellement aussi utiliser votre carte d’identité électronique qui est pourvue d’un certificat d’identité.

Outre ces données qui sont nécessaires pour la fourniture des services, vous pourrez aussi être invité(e) à donner un certain feed-back. Bien évidemment, vous restez entièrement libre d’accepter ou de refuser cela. En envoyant ce feed-back, vous nous donnez l’autorisation de traiter les données à caractère personnel envoyées afin d’améliorer l’expérience d’utilisateur ou de permettre de nouveaux services.

Article 5 – Utilisation d’informations de contact

Pour pouvoir utiliser les services, on vous demandera parfois vos informations de contact (comme l’adresse email, le numéro de téléphone ou le numéro de fax). Ces données seront traitées par GEM SCRL afin d’assurer le bon fonctionnement du service, c’est-à-dire:

  • pour vous contacter le cas échéant pour des données supplémentaires nécessaires afin de garantir le fonctionnement correct
  • du service; ou
  • pour vous fournir toutes les informations utiles et pertinentes concernant des changements dans la prestation de services qui
  • peuvent influencer votre expérience d’utilisateur, comme des messages relatifs à la gestion des utilisateurs ou des
  • interruptions de services; ou
  • éventuellement pour signaler des modifications à la déclaration de confidentialité ou aux règlements à l’usage des utilisateurs
  • qui s’appliquent, afin de vous tenir au courant de vos droits et obligations en tant qu’utilisateur; ou
  • pour communiquer de manière électronique avec vous.

Il se peut que ces informations de contact soient utilisées à des fins publicitaires ou transférées à des tiers lorsque c’est nécessaire à l’exécution du contrat et à la livraison des produits/services que vous avez demandés. Vos coordonnées sont par exemple transmises aux services de livraison des colis, comme « la poste », ou à nos partenaires techniques qui fournissent les services d’enregistrement de vos données ou assurent la maintenance de notre site web. Lorsque ces tiers sont établis hors de l’Union européenne, nous veillons à ce que vos données soient traitées selon nos règles.

Par ailleurs, nous nous engageons à ne pas divulguer les données que vous nous communiquez à des tiers sans votre accord, sauf lorsque c’est indispensable à l’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous ou lorsque la loi nous y contraint.

Il va de soi que ces données seront traitées de manière confidentielle, conformément aux dispositions de la Loi précitée relative à la protection de la vie privée.

Si vous contactez GEM SCRL par e-mail pour obtenir des renseignements ou demander des publications, l’administration obtient automatiquement certaines données à caractère personnel. Ces données seront utilisées pour répondre à votre message. Elles peuvent aussi être enregistrées dans une base de données d’utilisateurs, à laquelle s’appliquent les dispositions de la Loi relative à la protection de la vie privée. Vous avez le droit de consulter vos données, de les modifier ou de les faire supprimer.

Article 6 – Sécurité et confidentialité

GEM SCRL entreprend toutes les démarches nécessaires pour garantir la sécurisation de vos données à caractère personnel. Pour veiller à ce que vos données soient protégées contre notamment l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées, les services utilisent différentes techniques et procédures de sécurisation. Tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel, les mesures nécessaires ont été prises pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Ainsi, par exemple, les données à caractère personnel que vous fournissez sont enregistrées sur des serveurs qui ne sont accessibles qu’à du personnel compétent. Ce personnel a été averti de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives internes applicables qui ont été édictées pour la protection de vos données à caractère personnel. Ils sont obligés de respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Vos données à caractère personnel ne seront transférées à des tiers que moyennant votre autorisation ou dans les conditions décrites ci-dessous.

Article 7 – Légalité et transparence

Pour chaque service organisé par ou sur ordre de GEM SCRL, les informations suivantes seront clairement reprises dans la déclaration de confidentialité complémentaire de ce service:

  • les données à caractère personnel qui seront traitées
  • les finalités du traitement
  • le responsable du traitement correct
  • si les données peuvent être ou non transférées à des tiers, et si oui, à quels tiers
  • la source des données à caractère personnel éventuelles qui ne sont pas communiquées par vous-même, mais qui sont extraites de sources authentiques (comme la Banque Carrefour)
  • les informations de contact pour l’exercice de votre droit d’accès et de correction, comme décrit ci-dessous

Article 8 – Finalité

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées afin d’améliorer votre expérience d’utilisateur et de simplifier l’utilisation des services du fait que vous ne devez plus encoder fréquemment les mêmes données ou que les services peuvent être adaptés à vos préférences ou intérêts.

Dans l’organisation de chaque service, on utilisera à cette fin dans la mesure du possible ce qu’on appelle les « sources authentiques ». Il s’agit de sources de données (bases de données) qui sont tenues à jour sur ordre de GEM SCRL et où des données officielles relatives à une personne ou à une entreprise sont collectées. GEM SCRL s’efforce de ne plus jamais demander ces informations au particulier ou à l’entreprise après la collecte unique. Si possible, chaque service utilise donc ces sources. L’accès aux données dans les sources authentiques est contrôlé et autorisé par des comités sectoriels (institués au sein de la Commission de la Protection de la Vie Privée) qui veillent au respect de la législation relative à la protection de la vie privée.

Concrètement, cela signifie que des données des sources authentiques (par exemple la banque carrefour) sont utilisées pour identifier des utilisateurs, et qu’après cette identification, l’accès peut être donné à d’autres bases de données. La vie privée des utilisateurs peut ainsi être protégée de manière optimale: comme il n’y a qu’une seule source, la protection des données peut être organisée de manière centrale.

Les informations collectées par l’utilisation d’un service peuvent être combinées aux données à caractère personnel qui sont collectées par l’utilisation d’autres services, afin que votre interaction GEM SCRL soit la plus cohérente possible.

Article 9 – Proportionnalité

GEM SCRL veille à ce que les données à caractère personnel collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives, compte tenu de la finalité du traitement telle qu’indiquée dans la déclaration de confidentialité.

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de finalité du traitement, à moins que la conservation des données ne soit imposée par loi, décret ou ordonnance.

Article 10 – Droit d’accès et de correction

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les corriger.Nous sommes à votre disposition pour toute plainte relative au traitement des données personnelles.

Dans le cadre du traitement des données, en vertu de la loi de protection de la vie privée, vous avez également le droit de porter plainte auprès de la Commission pour la protection de la vie privée. Vous pouvez contacter la Commission pour la protection de la vie privée via www.privacycommission.be.

Article 11 – Responsabilité de l’utilisateur

Bien que GEM SCRL fasse tous les efforts possibles pour protéger votre vie privée, une protection effective n’est naturellement possible que si vous prenez aussi vous-même les mesures nécessaires pour préserver votre vie privée.

Concernant l’utilisation des services de GEM SCRL, vous êtes tenu de:

  • fournir des informations complètes, précises, véridiques et non-mensongères ;
  • veiller dûment à la confidentialité d’éventuelles données d’utilisateur (comme un nom d’utilisateur, un mot de passe, un token ou un code PIN), afin que ces données ne restent accessibles qu’à vous. Ces données sont strictement personnelles et non transmissibles;
  • choisir un mot de passe sûr. Cela signifie qu’il doit être composé de 8 caractères au moins combinant à la fois des lettres et d’autres caractères, qui sont placés dans un ordre ne pouvant être découvert facilement. Chaque utilisateur est personnellement responsable en cas de découverte et/ou d’abus d’un mot de passe n’ayant pas été composé selon ces règles;
  • transmettre des informations de contact valables et utilisables afin que vous puissiez être contacté dans un délai raisonnable et de façon raisonnablement confidentielle.

Article 12 – Transfert à des tiers

Vos données à caractère personnel ne seront jamais mises à la disposition de tiers sauf lorsqu’un tel transfert est imposé par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance.

Si vos données à caractère personnel sont éventuellement transférées à ce type d’institutions, la déclaration de confidentialité du service en question indiquera de quelles données à caractère personnel il s’agit, et à quel traitement elles seront soumises par cette institution.

Vos données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins publicitaires ni transférées à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins sans votre autorisation.

Article 13 – Publicité de l’administration

Des adaptations futures de la présente déclaration de confidentialité ne sont pas à exclure. Nous vous demandons dès lors de relire de temps en temps la déclaration de confidentialité pour rester au courant de ces adaptations. Après chaque adaptation, la date à laquelle le présent document aura été mis à jour pour la dernière fois sera aussi modifiée. Il va de soi que toutes les nouvelles versions de la déclaration de confidentialité seront toujours conformes à la Loi précitée relative à la protection de la vie privée.

Si la déclaration de confidentialité est adaptée de manière non-triviale, vous en serez averti(e) dans la mesure du possible. Pour ce faire, on pourra utiliser notamment une communication sur le site web de GEM SCRL.

Pour toute question relative à la vie privée et à notre déclaration de respect de la vie privée et cookies, contactez-nous par téléphone au +32 (0) 71 66 93 50 ou via notre page contact.

Conclusion

Concrètement, cela signifie notamment que :

  • les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que dans le but de répondre à la demande d’information que vous avez introduite ;
  • les données à caractère personnel ne seront pas communiquées à des tiers ni utilisées à des fins commerciales ;
  • vous avez le droit de consulter vos données personnelles et que vous pouvez vérifier leur exactitude et faire corriger les éventuelles erreurs les concernant. A cet effet, vous pouvez prendre contact avec le gestionnaire du site.
  • GEM SCRL s’engage à prendre les meilleures mesures de sécurité afin d’éviter que des tiers n’abusent des données à caractère personnel que vous avez communiquées.